Webinarankündigung, MyTUM-Mail und mehr: Der TUM IT-Newsletter 2018-6
TUM-IT-Newsletter
tum-it-newsletter at lists.lrz.de
Fr Apr 20 16:23:14 CEST 2018
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TUM IT-Newsletter 2018-6
1. IT an der TUM: Webinar für neue Mitarbeitende am 24. April
2. E-Mail: Umzug von MyTUM-Mail zu Exchange
3. Änderung der Impressumsangabe der bayerischen Hochschulen
4. TYPO3: Wichtiges Upgrade und neues Sitekonzept
1. IT an der TUM: Webinar für neue Mitarbeitende am 24. April
Das IT-Servicezentrum lädt neue Mitarbeitende herzlich zum Webinar „IT an der TUM“ am Dienstag, 24.4.2018, 12:00-13:00 Uhr ein. Wir möchten Ihnen dabei zeigen, wie Sie unsere zentralen Systeme TUMonline und Moodle nutzen können. Außerdem möchten wir Ihnen einen Überblick über weitere Angebote wie das Uni-WLAN, unser E-Mail-System, den Online-Speicher oder auch das Webkonferenzsystem verschaffen. Alle Angebote des IT-Servicezentrums finden Sie unter https://www.it.tum.de/mitarbeiter/.
Sie können bequem von Ihrem Rechner aus an dem Webinar teilnehmen. Weitere Informationen zur Teilnahme und zu den Inhalten finden Sie unter http://www.it.tum.de/webinare/.
Bitte melden Sie sich bei Interesse per E-Mail bei Frauke Donner (donner at tum.de<mailto:donner at tum.de>) an. Falls es Themen gibt, die Sie besonders interessieren, geben Sie diese bitte bei der Anmeldung an. Dies erleichtert uns die Vorbereitung.
2. E-Mail: Umzug von MyTUM-Mail zu Exchange
Das Besser ist des Guten Feind: Auch wenn Altsysteme nach außen hin noch problemlos funktionieren, sollten IT-Systeme abgeschaltet werden, wenn moderne Alternativen bereit stehen. Aktuell sind daher die verbliebenen Benutzer des MyTUM-Mailservers zum Umzug aufgefordert.
Für die zentral angebotenen E-Mail-Services der TUM existieren derzeit noch zwei Systeme zur Speicherung der E-Mails: Das aktuelle "Microsoft Exchange" und ein Altsystem namens "MyTUM-Mailserver". Zur Konsolidierung des IT-Betriebs wird das Altsystem zum 30.9.2018 abgekündigt.
· Die Nutzer des MyTUM-Mailsystems müssen daher in den nächsten Wochen ihre gespeicherten E-Mails auf Exchange umziehen und die E-Mail-Konfiguration in TUMonline sowie in ihrem E-Mail-Programm (z.B. Outlook, Thunderbird, Apple Mail) anpassen.
· Für die Migration der gespeicherten E-Mails steht ein automatischer Assistent in TUMonline zur Verfügung.
· Nach der Migration sind alle alten E-Mails auf dem neuen Exchange-System gespeichert. Auch alle neuen E-Mails werden dann auf dem Exchange-System abgelegt.
· Die E-Mail-Adressen selbst sind von der Umstellung nicht betroffen. Alle Adressen, auch diejenigen mit der Endung „@mytum.de“, bleiben bei der Migration erhalten.
Eine detaillierte Anleitung zur Umstellung steht im TUM-Wiki zur Verfügung: https://wiki.tum.de/display/docs/MyTUM+Mail+Migration
3. Änderung in der Impressumsangabe der bayerischen Hochschulen
Die Webseitenbetreuer/innen an der TUM werden gebeten, eine Änderung im Impressum ihrer Website vorzunehmen: Durch die Teilung des Bayerischen Staatsministeriums für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst in zwei Geschäftsbereiche ist nun im Impressum der Hochschulen als Aufsichtsbehörde das „Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst“ zu nennen.
Im Zuge dessen empfehlen wir Ihnen auch, die inhaltlich verantwortlichen Ansprechpartner zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren.
4. TYPO3: Wichtiges Upgrade und neues Sitekonzept
Das dreiköpfige TYPO3 Team des ITSZ arbeitet bereits seit 2017 zusammen mit mehreren Agenturen intensiv an der Vorbereitung eines TYPO3 Upgrades. Das Upgrade ist aus Sicherheitsgründen unbedingt erforderlich, bringt aber auch Verbesserungen beim redaktionellen Arbeiten im TYPO3 Backend.
Die Änderungen sind insgesamt tiefgreifender als bei vorhergehenden Upgrades:
· Die Codebasis zum Auslesen oder Bearbeiten von Content Elementen wird vollständig ausgetauscht. Die Herausforderung besteht darin, den Content im Frontend 1x1 so umzustellen, dass keine manuelle Nacharbeiten der Redaktion notwendig sind.
· Auch im Backend gibt es Auswirkungen, da die bisher bekannten Elemente nicht mehr in der gewohnten Form angeboten werden. Hier wird eine Überführung realisiert, die ein einfaches Handling für die Redaktion erlaubt.
· Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die große Anzahl eigenständiger TYPO3 Instanzen. Pro Instanz ist für die reine Umstellung (ohne Anpassungen des Codes) auf eine neue Version mit einem Aufwand von bis zu einem Tag auszugehen.
Um die Anzahl der vom Upgrade betroffenen Instanzen zu reduzieren, wird parallel zum Upgrade auch ein neues Websiteskonzept umgesetzt: Bislang selbständige TYPO3 Websites werden sukzessive in Fakultäts- oder anderen übergeordneten Instanzen ("Sammelinstanzen") gebündelt. Der notwendige Umzug des Contents muss manuell erfolgen, vereinfacht aber die Durchführung des eigentlichen Upgrades und die zukünftige Wartbarkeit des Systems.
Parallel zum Upgrade wird der Support für fast 500 Websites und ca. 2.300 Redakteure aufrecht erhalten sowie ein aufwendiges Vergabeverfahren auf europäischer Ebene vorbereitet. Dies ist notwendig, um das Angebot auch in Zukunft mit externer Unterstützung in hoher Qualität bereit stellen zu können.
Aufgrund der Umstellungsarbeiten sowie des akuten Personalmangels sind Einschränkungen des gewohnten Serviceangebotes leider unvermeidlich: Im gesamten Upgrade-Prozess ist mit längeren Wartezeiten bei der Beantragung und Neueinrichtung von Webauftritten sowie auch bei Supportanfragen zu rechnen. Außerdem finden bis auf Weiteres keine Schulungen statt.
Genauere Informationen zum Upgrade und den Auswirkungen z.B. auf Bestellungen neuer Websites finden Sie unter https://www.typo3.tum.de/index.php?id=upgrade.
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ENGLISH VERSION
1. IT at TUM: webinar for new employees on April, 24
2. E-Mail: migration from MyTUM-Mail to Exchange
3. Change to the imprint on Bavarian university websites
4. TYPO3: important upgrade and new website concept
1. IT at TUM: webinar for new employees on April, 24
The IT Service Center cordially invites new employees to the webinar “IT an der TUM” (in German) on Tuesday, April 24, from 12:00 to 1:00 pm. The webinar is designed to show you how to utilize the TUMonline and Moodle central systems. We will also provide an overview of other services such as the university WiFi network (Uni-WLAN), our e-mail system, online storage and the web conference system. You can find a description of the complete IT services at http://www.it.tum.de/en/employees/.
You can participate in the webinar from the comfort of your own PC. Further information about participating and the webinar content are available at http://www.it.tum.de/webinare/.
Please contact Frauke Donner (donner at tum.de<mailto:donner at tum.de>) if you are interested in participating. If there are topics of special interest to you, please indicate them when you register. This will simplify our preparation.
2. E-Mail: migration from MyTUM-Mail to Exchange
If it’s not broke, why fix it? Even when legacy systems appear to function flawlessly, IT systems should be discontinued if modern alternatives are available. For this reason, the remaining users of the MyTUM e-mail server are asked to migrate to the current alternative.
TUM offers two central systems for storing e-mails: Microsoft Exchange, the existing alternative, and a legacy system by the name of MyTUM-Mailserver. The legacy system will be discontinued effective September 30, 2018 in order to consolidate the IT operation.
· MyTUM-Mailsystem users must therefore migrate their e-mails to the Exchange system over the next several weeks and reconfigure the TUMonline e-mail settings and their e-mail program (i.e. Outlook, Thunderbird, Apple Mail).
· An automatic assistant is available in TUMonline that guides users through the migration.
· Once the migration is complete, all of the old e-mails, as well as all new ones, will be stored on the Exchange platform.
· E-mail addresses are not impacted this change. All addresses remain the same, including those that end with “@mytum.de”.
Detailed instructions for the migration are available in the TUM-Wiki: https://wiki.tum.de/display/docs/MyTUM+Mail+Migration
3. Change to the imprint on Bavarian university websites
Website operators at TUM are being asked to change the imprint on their websites. With the split of the Bavarian State Ministry for Education, Science and Cultural Affairs into two operational areas, universities must change their website imprints to reflect the “Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst” as the supervisory body.
We recommend that you use this opportunity to review who is listed as the person responsible for the content and update this information if required.
4. TYPO3: important upgrade and new website concept
The three-person TYPO3 team from ITSZ has been working intensely with several agencies since 2017 in preparation for an upgrade to the TYPO3 platform. Although the upgrade is essential for security reasons, it also includes editorial improvements to the TYPO3 backend.
Generally speaking, the changes are much more extensive than past upgrades:
· The basis code for reading out or editing content elements will be swapped out in its entirety. The challenge lies in modifying the frontend content 1 for 1 so that no manual post-editing is required.
· The backend is also impacted, since the elements known to date are no longer being offered in their customary form. In this case a transition will be implemented that makes it easy for editors to manage the backend.
· Another key aspect is the large number of independent TYPO3 instances. For a single instance, the assumption is that the migration to the new version, not including adapting the code, takes up to one day to complete.
To reduce the number of instances impacted by the upgrade, a new website concept will be implemented parallel to the upgrade. Currently independent TYPO3 websites will be successively bundled into department or other superordinate units. Although the content must be migrated manually, it simplifies the actual upgrade and the future maintainability of the system.
While the upgrade is in process, we will continue support for nearly 500 websites and roughly 2,300 content editors while also preparing an extensive tender process at the European level. The tender is necessary to ensure that in the future, we can offer the service with a high level of quality with external support as well.
Because of the migration and a lack of personnel, the services that are typically offered will unfortunately be restricted. That means longer waiting periods for new website applications and installations, as well as support inquiries, can be expected during the entire migration. In addition, training will not be offered until further notice.
Detailed information regarding the upgrade and how it impacts processes such as applying for and setting up new websites, is available at https://www.typo3.tum.de/index.php?id=upgrade.
Hier können Sie sich für den IT-Newsletter an- und abmelden: https://lists.lrz.de/mailman/listinfo/tum-it-newsletter
Sie haben Fragen oder Probleme mit der IT? Unser IT-Support hilft gerne weiter: it-support at tum.de<mailto:it-support at tum.de>
Wir wollen den IT-Informationsfluss an der TUM verbessern und sind daher sehr daran interessiert, dass wichtige IT-News aus allen Einrichtungen TUM-weit bekannt werden. Wenn Sie also selbst IT-Themen und -Neuigkeiten aus Ihrem Bereich in unseren Newsletter einbringen möchten, wenden Sie sich bitte an Dr. Frauke Donner (donner at tum.de<mailto:donner at tum.de>).
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Do you have questions or problems related to the TUM IT services? Our IT Support team will be glad to help you: it-support at tum.de<mailto:it-support at tum.de>
We want to improve the IT information flow at TUM. For this reason, we are very keen on publicizing important IT news from every institute at TUM. If you want to include IT topics and new developments from your area in our newsletter, please contact Dr Frauke Donner (donner at tum.de<mailto:donner at tum.de>).
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